为什么字体规范在文档中很重要
很多人写文档时随手选个字体，觉得只要看得清就行。但实际工作中，一份格式统一、字体规范的文档能提升专业感，也方便团队协作。比如公司发通知用微软雅黑，你交报告用了华文彩云，领导一眼就觉得不协调。
特别是在政府机关、学校论文、企业汇报这类正式场合，字体规范不是小事。它关系到排版整齐、打印效果，甚至是否符合提交标准。
常见文档场景的字体要求
不同用途的文档对字体有不同“潜规则”。比如公务员写公文，标题一般用小标宋体，正文用仿宋_GB2312三号字；学生写毕业论文，学校通常规定正文用宋体小四，英文用Times New Roman。
企业内部PPT汇报，很多人喜欢用微软雅黑或思源黑体，因为屏幕显示清晰，投影也不糊。这些虽然不是硬性法律，但在实际使用中成了默认标准。
Word中的常用字体设置参考
打开Word新建文档，默认字体是宋体五号。如果需要调整，可以在“开始”选项卡的字体区直接选择。正式文档建议：
- 中文正文：宋体、仿宋或微软雅黑
- 英文和数字：Times New Roman 或 Arial
- 标题：黑体或加粗的微软雅黑
字号方面，正文常用小四（12pt）或四号（14pt），标题可设为三号或小二。行距推荐1.5倍，段前段后适当留空，阅读更舒服。
代码配置示例：批量设置样式
如果你经常处理同类文档，可以用Word的“样式”功能预设字体规范。例如创建一个名为“正文_公司标准”的样式：
字体：宋体
字号：小四
段落：首行缩进2字符，行距1.5倍
英文：Times New Roman以后写新文档时，直接套用这个样式，不用每次都手动调。
导出与兼容性注意事项
有时候你用的字体对方电脑没有，打开就变成乱码或自动替换。比如你用了苹方，同事用Windows可能看不到。解决办法是：
在Word中点击“文件”→“选项”→“保存”，勾选“将字体嵌入文件”。这样即使对方没装该字体，也能正常查看。不过文件体积会略大一点。
如果是PDF格式交付，建议转成PDF前确认文字是否清晰，尤其是小字号的仿宋或细黑体，打印时容易发虚。